Jouw werk.
Jouw gegevens.

Wanneer zijn wij verantwoordelijke of verwerker?

Voor jouw account, ons abonnement, beveiliging, support en de werking van het platform bepaalt GigSuite waarom en hoe gegevens worden gebruikt. Hiervoor is GigSuite verwerkingsverantwoordelijke.

Als jij of je organisatie gegevens over artiesten, opdrachtgevers, medewerkers of andere relaties invoert, bepaalt jouw werkruimte in beginsel het doel. GigSuite verwerkt die inhoud dan als verwerker in opdracht van de gebruiker of organisatie. Werkruimteeigenaren zijn zelf verantwoordelijk voor een geldige grondslag en voor het informeren van de mensen van wie zij gegevens invoeren.

Welke gegevens verwerken we?

We ontvangen gegevens van jou, van deelnemers aan jouw werkruimte, van mensen die een gedeelde link invullen en — wanneer jij een koppeling activeert — van die gekoppelde dienst. Voeg geen bijzondere persoonsgegevens toe als die niet strikt noodzakelijk zijn.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

We gebruiken de inhoud van jouw boekingen, financiële documenten of contacten niet om gebruikers commercieel te profileren en niet om met gebruikers te concurreren. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.

Wie kan wat zien?

Geef nooit je wachtwoord aan ons. Wanneer support inzage nodig heeft, vragen we waar mogelijk eerst om jouw medewerking en beperken we de inzage tot wat nodig is.

Met wie delen we gegevens?

We gebruiken gespecialiseerde dienstverleners om GigSuite te leveren:

• Supabase voor database, authenticatie, opslag en serverfuncties;
• Mollie voor abonnementsbetalingen; GigSuite bewaart geen volledige kaart- of bankgegevens;
• Apple voor abonnementen via de iOS-app. Apple ontvangt een willekeurige koppeling aan je GigSuite-account en verwerkt de aankoop via je Apple-account. GigSuite ontvangt de aankoop- en statusinformatie die nodig is om toegang te verlenen en te herstellen. Voor Apples eigen verwerking geldt ook Apples privacybeleid;
• Resend voor het afleveren van e-mails en documenten;
• Telegram wanneer je zelf de persoonlijke botkoppeling bevestigt en meldingen aanzet. We bewaren daarvoor je chat-ID, weergegeven accountnaam en koppelingsdatum. Telegram ontvangt de gekozen meldingen; een dagoverzicht kan boekingsnamen, begintijden en statussen bevatten. Gages, interne notities en documentbijlagen staan niet in deze meldingen;
• Apple Push Notification service en Google Firebase Cloud Messaging voor pushmeldingen in respectievelijk iOS en Android. De betreffende dienst ontvangt het push-token en de titel, tekst, meldings-ID en verwijzing naar het bijbehorende onderdeel in de app. De tekst kan informatie over je boekingen of samenwerkingen bevatten;
• Google Maps/Places en VIES wanneer je adreszoek- of btw-controle gebruikt;
• Moneybird, Instagram, Facebook en TikTok alleen wanneer je de betreffende koppeling activeert;
• hosting-, beveiligings- en foutdiagnosediensten voor de beschikbaarheid en bescherming van het platform.

Jouw keuze bij pushmeldingen

Je kiest of je de app toestemming geeft voor meldingen. Je kunt push uitschakelen via Instellingen → Meldingen in GigSuite en de meldingsrechten beheren via de instellingen van je telefoon. Toestemming voor push is geen toestemming voor reclame. Meldingen kunnen zichtbaar zijn op je vergrendelscherm; stel zelf in of de inhoud daar mag verschijnen. Eerder afgeleverde meldingen verdwijnen niet automatisch.

Dienstverleners mogen gegevens alleen voor de afgesproken dienstverlening verwerken. Bij verwerking buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Account en gebruikersdata verwijderen

In de huidige iOS- en Android-app kun je onder Instellingen → Account → Account verwijderen zelf je account verwijderen. Bevestig je e-mailadres en typ VERWIJDER MIJN ACCOUNT. Lees de gevolgen voordat je bevestigt: de actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Een beschermd platformbeheerdersaccount moet eerst het beheer overdragen.

Zonder de app, bij inlogproblemen of als de knop ontbreekt, kun je verwijdering van je GigSuite-account en bijbehorende persoonsgegevens aanvragen via privacy@gigsuite.nl. Vermeld het e-mailadres van je account, maar nooit je wachtwoord. We controleren je identiteit en bespreken zo nodig je werkruimte, organisaties, abonnement en gedeelde dossiers.

Wat gebeurt er met je account?

Heb je een Apple-abonnement? Het verwijderen van je GigSuite-account zegt dat abonnement niet op. Beheer of beëindig het eerst via de abonnementsinstellingen van je Apple-account om verdere verlengingen te voorkomen.

• Je toegang tot GigSuite wordt ingetrokken.
• Het authenticatieaccount wordt als verwijderd gemarkeerd.
• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en profielfoto in je persoonlijke profiel worden geanonimiseerd.
• De verwijderprocedure ruimt ook je communityprofiel, pushregistraties, Telegram-koppeling en persoonlijke meldingen op.
• Je kunt daarna niet meer inloggen of gegevens uit de werkruimte raadplegen.

Welke gegevens blijven mogelijk bestaan?

Zakelijke gegevens worden niet automatisch samen met het account gewist. Boekingen, definitieve offertes, contracten, facturen, betalingen, afrekeningen en auditinformatie kunnen relevant zijn voor andere werkruimteleden, opdrachtgevers, artiesten of wettelijke administratieplichten. Deze dossiers blijven daarom waar nodig behouden; persoonlijke profielgegevens worden daarbij zo veel mogelijk losgekoppeld of geanonimiseerd.

Een beperkte beheer- en auditregistratie kan je account-ID, e-mailadres en het tijdstip van verwijdering bevatten, bijvoorbeeld om het verzoek en de ingetrokken toegang te kunnen verantwoorden. Dit betekent niet dat alle bewaarde documenten of registraties volledig anoniem zijn. Voor een verzoek over deze resterende gegevens kun je ons via het privacyadres bereiken.

Ben je lid van een organisatiewerkruimte, dan blijven gegevens die van die organisatie zijn in beginsel bij de organisatie. Ben je de enige eigenaar, dan moet eerst worden bepaald of het eigenaarschap wordt overgedragen of de werkruimte kan worden opgeheven.

Losse gegevens verwijderen

Veel gegevens kun je afzonderlijk verwijderen. Sommige boekingen en documenten gaan eerst naar een herstelbare prullenbak. Materiaal zoals riders en presskits kan definitief worden verwijderd, maar reeds verzonden e-mails en definitieve documenten veranderen daardoor niet. Definitieve financiële documenten kunnen in de app niet permanent worden verwijderd; onjuiste documenten moeten via de normale administratieve correctie worden verwerkt.

Bij ieder verwijderverzoek beoordelen we per categorie of wissen verplicht is of dat een wettelijke bewaarplicht, de rechten van anderen of de onderbouwing van een rechtsvordering verder bewaren rechtvaardigt. Als wissen geldt, voeren we dit zonder onnodige vertraging uit en informeren we waar nodig ontvangers of verwerkers.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De termijn hangt af van het type gegeven, jouw instellingen, lopende afspraken en wettelijke bewaarplichten.

• Account- en werkruimtegegevens blijven in beginsel bewaard zolang het account of de overeenkomst actief is.
• Concepten, contacten, gedeelde links en ander verwijderbaar materiaal kunnen eerder worden verwijderd.
• Definitieve financiële documenten en onze eigen abonnementsadministratie kunnen langer blijven bestaan wanneer fiscale of andere wettelijke regels dit vereisen.
• Technische beveiligingsgegevens bewaren we alleen zolang nodig voor beveiliging, foutonderzoek en misbruikpreventie.
• Pushregistraties zijn bedoeld voor de actieve meldingskoppeling. Bij uitschakelen van push in GigSuite, uitloggen of accountverwijdering worden de bijbehorende registraties verwijderd. Herkende ongeldige tokens worden opgeruimd. Alleen meldingsrechten intrekken in je telefooninstellingen verwijdert niet noodzakelijk meteen de serverregistratie.
• De nieuwe persoonlijke Telegram- en e-mailverzendhistorie, inclusief de samengestelde melding, blijft 90 dagen bewaard. Een Telegram-koppelcode verloopt na tien minuten. Ontkoppelen verwijdert de actieve chatkoppeling; berichten die je al hebt ontvangen worden daarmee niet uit Telegram of je mailbox gewist.
• Gegevens in back-ups verdwijnen volgens de geldende back-upcyclus en worden niet opnieuw als actieve gebruikersdata teruggeplaatst.

Hoe beveiligen we gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangscontrole op basis van accounts en werkruimterollen, afgeschermde serverfuncties, beperkte beheerrechten, beschermde opslag van koppeltokens, back-ups en monitoring op fouten en misbruik. Geen enkel systeem is volledig vrij van risico; daarom beoordelen en verbeteren we deze maatregelen regelmatig.

Denk je dat er een beveiligingsprobleem is? Meld dit via privacy@gigsuite.nl.

Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van jouw persoonsgegevens, of bezwaar maken tegen een verwerking. Je kunt toestemming altijd intrekken; dit maakt eerder rechtmatig gebruik niet ongedaan.

Gaat je vraag over gegevens die een artiest, agency, boeker of andere organisatie in een eigen werkruimte heeft ingevoerd? Neem dan eerst contact op met die organisatie. Als verwerker helpen wij die organisatie om je verzoek af te handelen.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artist Free en jouw reclamevoorkeuren

Vrijwillige reclamevoorkeuren zijn tijdelijk uitgeschakeld voor alle accounts, op de website en in de iOS- en Android-app. Je kunt geen nieuwe toestemming geven voor e-mail, sms, WhatsApp of telefoon, ook niet vanuit een oudere appversie. Er worden geen reclameberichten verstuurd of reclamegesprekken gestart. Alle kanalen staan uit; eerder stonden de keuzes standaard uit.

Je gratis toegang blijft hetzelfde. Het gebruiken van Artist Free, accepteren van voorwaarden of aanzetten van pushmeldingen geeft geen reclametoestemming. GigSuite deelt je contactgegevens niet met adverteerders en gebruikt gegevens van opdrachtgevers en andere contacten in jouw werkruimte niet voor eigen reclame.

Als er een eerdere toestemmingsregistratie bestaat, blijft het mogelijk die in te trekken. Een beperkte bewijsregistratie kan account-ID, kanaal, toestemmingsversie, tekst, tijdstip en een controlewaarde (hash) van het contactgegeven bevatten. Die wordt alleen bewaard zolang nodig voor aantoonbaarheid, klachten of een wettelijke verplichting, niet om alsnog reclame te sturen. Via privacy@gigsuite.nl kun je inzage of verwijdering vragen. Je account-e-mailadres blijft apart nodig voor de dienstverlening.

Account-, beveiligings- en gekozen boekingsmeldingen blijven werken en zijn geen marketingtoestemming. We activeren reclame niet automatisch opnieuw. Een eventuele latere introductie vereist vooraf passende informatie, geldige afzonderlijke toestemming en waar nodig controles voor minderjarigen en nummerbezit. De mogelijkheid van toekomstige advertenties in Artist Free geeft geen toestemming voor tracking of direct marketing.

Gebruikers vanaf 13 jaar

GigSuite is bedoeld voor artiesten en andere gebruikers vanaf 13 jaar, niet voor kinderen onder 13 jaar. Ben je minderjarig? Bespreek het gebruik, delen van gegevens en zakelijke afspraken met je ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

De minimumleeftijd van 13 jaar betekent niet dat je in ieder EU-land zelfstandig geldige toestemming kunt geven voor elke verwerking. Wanneer een online verwerking op toestemming berust, kan toestemming van je ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig zijn. De toepasselijke leeftijdsgrens verschilt per EU-land en ligt tussen 13 en 16 jaar. Vrijwillige reclamevoorkeuren zijn daarom voorlopig voor iedereen uitgeschakeld; we verzamelen hiervoor geen nieuwe toestemmingen. Neem bij twijfel samen contact op via privacy@gigsuite.nl.

Deel geen identiteitsdocumenten, schoolinformatie, privé-adres of andere onnodige gegevens in openbare profielen of berichten. Jij en je ouder of vertegenwoordiger kunnen via het privacyadres vragen stellen of een verzoek om inzage of verwijdering doen.