Kies je werkruimte
Gebruik je persoonlijke werkruimte voor je eigen boekingen, of kies je agency. Alleen eigenaren en beheerders kunnen een agency-check instellen. Iedere ontvanger stelt zijn eigen voorkeuren in; er gaat niet automatisch een bericht naar alle medewerkers.
Zet de checks aan
Ga naar Instellingen → Meldingen → Week- en weekendcheck. Kies e-mail en/of Telegram voor maandag en donderdag en klik op Checks opslaan. Standaard is de verzendtijd 09.00 uur. Je kunt de tijd aanpassen. Tijdzone en stille uren staan bij de meldingsinstellingen eronder; tijdens stille uren wacht de verzending.
Koppel en test je kanaal
E-mail gebruikt je bevestigde accountadres. Koppel voor Telegram je persoonlijke GigSuiteBot-chat en bevestig de koppeling in GigSuite. Gebruik Test Telegram of Test e-mail om de bezorging te testen. Weekcheck bekijken en Weekendcheck bekijken tonen de inhoud zonder een bericht te versturen.
Voeg eigen taken toe
Open een bewerkbare boeking in Agenda. Onder Overzicht → Taken & voorbereiding voeg je een taak toe, eventueel met een verantwoordelijke en deadline. Vink een taak af zodra die klaar is; je kunt het vinkje weer uitzetten. Verwijderen vraagt bevestiging en verwijdert de taak definitief. Een verantwoordelijke is een tekstlabel, geen extra ontvanger of toegangstoekenning.
Bekijk automatische aandachtspunten
GigSuite signaleert opties, ontbrekende locatie, eindtijd of contactgegevens. Waar je pakket die functies bevat, controleert het ook bestaande contracten en nog niet bevestigde technische inhuur. Er wordt geen ontbrekend contract of verplichte techniek verzonnen. Los het punt op in de boekingsgegevens; het overzicht wordt opnieuw berekend.
Gebruik je overzicht
Je ontvangt artiest, locatie, tijd en status met de openstaande punten. Agency-overzichten blijven binnen de betreffende organisatie. Een lang bericht wordt ingekort met een duidelijke verwijzing naar het volledige overzicht. De knop opent de actuele weekcheck met afvinkbare taken. Er kunnen na verzending wijzigingen zijn gemaakt.
Je kunt nu terug naar GigSuite of een andere handleiding bekijken.