Maak een contract vanuit de boeking
Klik bij Administratieve documenten op Conceptcontract. Open het concept onder de knop of via Financieel. Controleer partijen, boekingsafspraken, vergoeding en eventuele aanvullende voorwaarden.
Voeg aanvullende afspraken toe
In een conceptcontract vind je Aanvullende afspraken op dit contract. Vul maximaal 12.000 tekens in en kies Afspraken opslaan. Dit werkt ook voor één contract over meerdere boekingsdata. De tekst verschijnt apart in de voorbeeldweergave, de PDF, de verzonden contract-PDF en op de acceptatiepagina.
Controleer vóór definitief maken
Sla zowel gewijzigde regels als aanvullende afspraken eerst op. Zolang er niet-opgeslagen wijzigingen zijn, kun je niet definitief maken. Na definitief maken staan ook de aanvullende afspraken vast; eerder ondertekende of verzonden contracten worden niet achteraf aangepast. Maak voor een gewijzigde afspraak een nieuwe overeenkomst.
Selecteer bijlagen
Open Ter acceptatie versturen en vink bij Riders en presskit meesturen de gewenste actieve bestanden aan (maximaal 10). Dit kan ook bij Per e-mail versturen. Voorwaarden kies je apart in het blok Voorwaarden bij dit document; de selectie wordt automatisch opgeslagen en blijft behouden wanneer je aanvullende afspraken bewerkt. Bij verzending ter acceptatie gaat de definitieve contract-PDF automatisch mee, naast de beveiligde acceptatieknop. Presskits boven 10 MB gaan mee als downloadlink, zeven dagen geldig; overige geselecteerde bestanden als bijlage. Als de bestanden niet kunnen worden geladen of samen te groot zijn, wordt de mail niet verstuurd.
Maak het contract definitief
Klik in het concept op Definitief maken en bevestig je keuze. GigSuite kent een uniek contractnummer toe en legt de inhoud vast. Daarna kun je het document niet meer aanpassen. Verstuur vervolgens apart de veilige acceptatielink naar de opdrachtgever.
Onderteken en verstuur
Stel eerst je eigen handtekening in via Instellingen → Ondertekening. Open de verzenddialoog, controleer je naam en handtekening en vink de verklaring aan. Kies Ondertekenen & versturen. De opdrachtgever ontvangt de door jou ondertekende PDF en geeft daarna afzonderlijk akkoord.
Herinner aan ondertekening
Wacht een verzonden contract nog op reactie? Kies bij Contractacceptatie de knop Herinnering versturen. Controleer het getoonde e-mailadres en kies Ja, herinnering versturen. De e-mail gaat naar de oorspronkelijke ontvanger en verwijst naar de acceptatielink in de eerdere e-mail. Er wordt geen nieuwe link of PDF meegestuurd; je contract en de geldigheidsduur veranderen niet.
Controleer de acceptatie
Na acceptatie wordt de gekoppelde boeking automatisch bevestigd. Ter acceptatie versturen en Herinnering versturen verdwijnen; een nieuwe acceptatielink is niet meer mogelijk. De bestaande bevestigingsmail blijft de vooraf door de verzender ondertekende PDF bevatten.
Volg de audittrail
In Contractacceptatie zie je de opgeslagen verzendershandtekening en een historie van vastgelegde verzendingen, geopende links, herinneringen en reacties. De naam en het reactiemoment van de opdrachtgever staan bij de acceptatiestatus. De historie vernieuwt iedere 30 seconden; een linkopening bewijst niet wie deze opende.
Download beide digitale registraties
Kies PDF met beide digitale ondertekeningen, of Download PDF. Het bestand bevat de oorspronkelijke contractpagina’s, de opgeslagen verzendershandtekening en een extra pagina met het digitale akkoord van de opdrachtgever: naam, e-mailadres, tijdstip en registratienummers. De geaccepteerde versie wordt apart bewaard. Bij oudere contracten zonder opgeslagen verzendershandtekening verschijnt een toelichting; deze wordt niet achteraf toegevoegd.
Controleer de bevestiging
De verzendstatus laat zien of de automatische boekingsbevestiging is verzonden. Een mislukte verzending kan opnieuw worden geprobeerd. Stel de e-mailteksten, afzendernaam en huisstijl in via Instellingen → E-mails & huisstijl.
Je kunt nu terug naar GigSuite of een andere handleiding bekijken.